山科大教字〔2001〕71号
为了进一步贯彻国家教委《高等学校实验室工作规程》，加强我校实验室建设，实现实验室科学化和规范化管理，根据国家教委有关高等学校基础课实验室评估标准和档案工作规范的要求，决定进一步建立健全我校实验室档案管理制度。特提出如下意见。
一、全校各级各类实验室及有关单位，需将日常工作中形成的、有关实验室工作的、有保存价值的文件材料收集归档。
二、实验室工作档案归档范围
１．实验室建设与管理类
(1)上级主管部门和学校下发的有关实验室工作文件、通知；
(2)实验室建设论证、评估、申报、审批材料；
(3)重点实验室建设的文件材料；
(4)实验室建设与工作规划、计划、简报、总结材料；
(5)实验室工作统计报表；
(6)实验室工作检查评比活动的文件材料，包括评比通知、办法及先进事迹与获奖证书等；
(7)实验室各类规章制度、制度执行的检查记录、事故记录与处理结果。
２．机构与人员管理类
(1)实验室机构设置及干部任免文件材料；
(2)实验室人员基本情况表，包括人员姓名、性别、出生年月、学历、进修、培训、考试、结(毕)业、职务及专业技术职称等有关材料；
(3)岗位职责与人员分工的有关材料；
(4)人员考核办法及有关考核材料；
(5)人员培训计划及实施记录。
３．实验教学与科技活动类
(1)实验教学任务书、实验课程表；
(2)实验教学大纲、教学计划；
(3)实验项目卡片；
(4)实验教材；
(5)实验课考试或考核办法、成绩、试卷、具有代表性的典型性实验报告；
(6)学生第二课堂的建立与组织，参加人员情况及成果报告等文件材料；
(7)实验室科技活动的文件材料，包括科研或实验室技术改进、设备自制、论文及改造革新的计划、设计、图纸、总结、鉴定、成果报告、获奖证书等。
４．仪器设备类
仪器设备管理的有关文件材料：
(1)上级有关仪器设备的政策、业务管理工作文件；
(2)仪器设备管理的规章制度；
(3)仪器设备工作计划、报告、总结、调查材料；
(4)仪器设备购置计划、报告及经费分配方案；
(5)仪器设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复；
(6)有关仪器设备业务工作的综合性统计材料。
仪器设备项目的文件材料：
(1)申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)；
(2)上级或主管领导下达的准购批示；
(3)定购合同(复印件)；
(4)进口仪器设备过程中有关的技术商务文件和会谈纪要、记录等；
(5)开箱记录及装箱单；
(6)安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单；
(7)验收报告及有关材料；
(8)索赔来往函件及结果文件；
(9)仪器设备结构装配图纸、安装手册、使用说明书、维修手册等全套随机文件材料；
(10)使用、检修及故障事故记录(设备履历书)；
(11)重大事故的调查分析及处理意见；
(12)技术改造和开发过程中形成的技术文件材料；
(13)设备效益评估文件、事迹总结、问题处理、获奖证书等。
三、文件材料的收集、管理办法
１．实验室建设与管理类文件、机构与人员管理类文件、实验教学与科技活动类文件及单价在10万元以上的仪器设备项目文件，均应由各归口单位按照国家教委《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的有关要求进行分类、编目，并于年底以前移交学校档案室归档保存。
２．单价在10万元以上的大型精贵设备的说明书及全套随机文件材料，由学校档案室负责监督、指导仪器设备材料管理人员对其进行整理编目、上架排列，并编制案卷目录一式两份，一份移交学校档案室保存，一份留实验室备查。
３．本着严格管理、方便使用的原则，单价在10万元以上的大型精贵仪器设备的说明书及全套随机文件材料，在办理借阅手续以后，可存放在仪器设备使用单位。但使用单位必须由专人负责保管，并配备专门的档案装具存放。
４．单价不足10万元的仪器设备文件材料，由各实验室自行妥善保管。
５．移交学校档案室的文件材料，其保管期限由学校档案室按照国家教委的有关规定确定；保存在实验室的10万元以上大型精贵仪器设备的说明书及全套随机文件材料与设备共存，设备报废后由学校档案室及有关部门共同进行鉴定、销毁；各实验室自行保管的其它文件材料根据其重要程度和价值大小确定保管期限，重要的定为长期保管(50年)，一般的定为短期保管(15年)，对于部分不满15年而早已不具备保存价值的短期材料，可报请上级主管部门批准，鉴定后提前销毁。仪器设备说明书及全套随机文件材料要求与设备共存。
６．各实验室档案管理人员必须有高度的责任心，注意文件材料的收集、整理并按规定到学校档案室办理移交、借阅手续；在提供档案利用时必须严格执行借阅制度，严格执行借阅登记。借阅者不得污损、拆页、保证档案的完整安全。
四、实验室档案管理工作是实验室工作的一项重要内容，全校各实验室要与学校实验室管理部门及档案室密切配合、通力合作，进一步建立健全我校实验室档案管理工作，从而推动我校实验室科学化和规范化管理的进程。